Windykacja faktur

Kiedy faktura nadaje się do windykacji?

Faktura może zostać skierowana do windykacji, gdy termin płatności minął, a kontrahent nie zapłacił. Przed podjęciem działań warto jednak sprawdzić, czy istnieją dokumenty potwierdzające podstawę wystawienia faktury: umowa, zamówienie, potwierdzenie wykonania usługi, dokument WZ, protokół odbioru, korespondencja albo inny dowód współpracy.

Windykacja faktury jest szczególnie uzasadniona, gdy:

• kontrahent nie reaguje na przypomnienia;
• dłużnik obiecuje zapłatę, ale nie dotrzymuje terminów;
• faktura jest przeterminowana od kilku tygodni;
• dłużnik zaczyna kwestionować usługę dopiero po terminie płatności;
• zaległość dotyczy większej kwoty albo wielu faktur;
• firma chce uniknąć przedawnienia roszczenia.

Jak prowadzimy windykację faktur?

1. Sprawdzamy dokumenty

Analizujemy fakturę, podstawę jej wystawienia, termin płatności, potwierdzenia wykonania świadczenia i dotychczasową komunikację z kontrahentem.

2. Przygotowujemy wezwanie do zapłaty

Wezwanie wskazuje należność, termin zapłaty, rachunek bankowy i możliwe konsekwencje braku płatności. Jest przygotowane w sposób dopasowany do sprawy, a nie jako przypadkowy wzór.

3. Prowadzimy kontakt z dłużnikiem

Ustalamy, czy dłużnik uznaje należność, czy deklaruje spłatę, czy podnosi zarzuty. Każda reakcja ma znaczenie dla dalszej strategii.

4. Przygotowujemy pozew

Jeżeli dłużnik nie płaci, przygotowujemy sprawę do postępowania sądowego. W pozwie można dochodzić należności głównej, odsetek oraz kosztów, jeżeli istnieje podstawa.

5. Przechodzimy do egzekucji

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego pomagamy skierować sprawę do komornika i nadzorować czynności egzekucyjne.

Jedna faktura czy większy pakiet należności?

Obsługujemy zarówno pojedyncze faktury, jak i większe pakiety zaległości. Przy wielu fakturach analizujemy, czy sprawy można prowadzić łącznie, które należności są najpilniejsze i gdzie ryzyko przedawnienia albo utraty możliwości odzyskania środków jest największe.

Dla firm posiadających regularne zaległości rekomendujemy połączenie windykacji faktur z monitoringiem należności.

Dokumenty potrzebne do windykacji faktury

Do analizy warto przekazać:

• fakturę lub faktury;
• umowę, zamówienie albo ustalenia mailowe;
• potwierdzenie wykonania usługi lub dostawy towaru;
• korespondencję z kontrahentem;
• potwierdzenia częściowych płatności;
• noty odsetkowe, jeżeli były wystawiane;
• wcześniejsze wezwania lub przypomnienia.

Zgłoś niezapłaconą fakturę

Nie czekaj, aż zaległość stanie się trudniejsza do odzyskania. Prześlij dokumenty i opisz, kiedy faktura miała zostać opłacona.

Zgłoś fakturę do windykacji→