Monitoring należności dla firm

Czym jest monitoring należności?

Monitoring należności to stała kontrola płatności i uporządkowany kontakt z kontrahentami przed powstaniem poważnego sporu. Nie polega wyłącznie na przypominaniu o fakturze. Dobrze prowadzony monitoring obejmuje analizę terminów, komunikację z kontrahentem, dokumentowanie reakcji oraz szybkie przekazanie sprawy do windykacji, gdy płatność nie następuje.

Dla przedsiębiorcy oznacza to mniej przypadkowych działań i większą przewidywalność w zarządzaniu należnościami.

Dla jakich firm jest ta usługa?

Monitoring należności sprawdza się szczególnie w firmach, które:

• wystawiają wiele faktur miesięcznie;
• pracują na odroczonych terminach płatności;
• mają stałych kontrahentów B2B;
• chcą ograniczyć liczbę przeterminowanych płatności;
• nie mają wewnętrznego działu windykacji;
• chcą odciążyć księgowość od trudnych rozmów z kontrahentami;
• potrzebują jasnej procedury reagowania na opóźnienia.

Co obejmuje monitoring należności?

Kontrola terminów płatności

Ustalamy, które należności wymagają reakcji i w jakim terminie powinien nastąpić kontakt z kontrahentem.

Przypomnienia przed i po terminie płatności

W zależności od ustalonej procedury możliwe jest wysyłanie przypomnień przed terminem, po terminie oraz po przekroczeniu ustalonych progów opóźnienia.

Kontakt z kontrahentem

Prowadzimy uporządkowaną komunikację, której celem jest ustalenie przyczyny opóźnienia, terminu zapłaty oraz dalszych działań.

Rekomendacja dalszych kroków

Jeżeli kontrahent nie płaci, rekomendujemy przejście do windykacji polubownej, przygotowanie wezwania do zapłaty albo analizę sprawy pod kątem działań sądowych.

Raportowanie

Przy stałej obsłudze możliwe jest przygotowywanie okresowych informacji o statusie należności, reakcjach kontrahentów i sprawach wymagających decyzji.

Monitoring należności a księgowość

W wielu firmach pierwsze sygnały problemu płatniczego widzi księgowość. To właśnie tam pojawia się informacja, że faktura nie została opłacona, przelew nie wpłynął, a kontrahent nie reaguje na przypomnienie.

Dzięki zapleczu Grupy TSW możemy łączyć perspektywę księgową z prawną. Monitoring należności nie jest wtedy oderwany od dokumentów, rozliczeń i terminów. Pozwala szybciej przejść od informacji o zaległości do konkretnego działania.

Korzyści dla firmy

• mniejsza liczba przeterminowanych faktur;
• szybsza reakcja na opóźnienia;
• odciążenie właściciela, zarządu lub księgowości;
• lepsza dokumentacja kontaktu z kontrahentem;
• łatwiejsze przekazanie sprawy do windykacji;
• większa kontrola nad płynnością finansową;
• uporządkowana procedura postępowania z dłużnikami.

Wdroż monitoring należności w firmie

Jeżeli w Twojej firmie zaległe płatności są obsługiwane dopiero wtedy, gdy problem staje się poważny, warto wdrożyć stałą procedurę monitoringu. Pomożemy ustalić zasady kontaktu, progi opóźnień i moment przekazania sprawy do windykacji.

Zapytaj o monitoring należności→